Papierloses Büro: Die Software ist Nebensache

Das größte Problem beim Umstieg auf ein papierloses Büro ist es nicht, eine geeignete Software zu finden, sondern das Ganze auch konsequent durchzuziehen. ifun-Leser Ron fragt uns, ob wir unsere Dokumente nun mit EagleFiler oder Receipts verwalten, beides Mac-Anwendungen, die wir hier schon vorgestellt haben. Während EagleFiler bei mir zwar noch für die berufliche Nutzung Anwendung findet, bin ich privat mittlerweile auf die einfachste aller Lösungen umgestiegen: Ein Ordner mit Unterordnern auf dem Mac.

Die Idee für diese Art der Verwaltung kam bei mir vor fünf Jahren mit der Einführung der „Finder Tags“ unter OS X Mavericks auf. Die Idee, die gescannten Dateien mit Tags zu versehen, habe ich aber schnell wieder verworfen – mein Ansinnen war es, den Aufwand beim Archivieren möglichst gering zu halten.

Dokumentenscanner mit Texterkennung ist Gold wert

Ein papierloses Büro steht und fällt mit der Durchsuchbarkeit der archivierten Dokumente. Ein guter Dokumentenscanner ist dementsprechend das wichtigste Werkzeug auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hier kommt bei mir der Fujitsu ScanSnap IX500 zum Einsatz. Das Gerät erfasst Dokumente beidseitig mit hoher Geschwindigkeit und schickt die Scans anschließend drahtlos an den Mac. Nach Anwendung der mit dem Scanner gelieferten Texterkennung werden die Dateien als PDF abgelegt.

Wenngleich ich manchmal neue Dokumente direkt scanne, kommt es auch immer wieder vor, dass ich einen Stapel sich angesammelter Dokumente am Stück erfasse. Da es mir hierbei meistens zu viel Aufwand ist, diese gleich in den richtigen Ordner zu verschieben, habe ich als Standard-Speicherplatz im Scanner ein Verzeichnis namens „Eingang“ hinterlegt. Dort landen alle neu erfassten Dokumente und wenn ich Zeit und Muße habe, sortiere ich diese in die Unterverzeichnisse weiter. Dies erledige ich in der Regel direkt im Finder: kurz per Leertaste ein Blick auf die Dokumentenvorschau und anschließend kann die Datei an den richtigen Platz verschoben werden.

Diesen Sortiervorgang sehe ich aber eher als Fleißaufgabe, denn der Spotlight-Suche ist es egal, ob sie ein einzelnes oder mehrere Unterverzeichnisse durchsucht. Und über die Suchfunktion öffne ich die Dokumente in 99 Prozent aller Fälle: Suche ich die Rechnung für den Fernseher, dann gebe ich z.B. „Samsung Media Markt“ in die Suche ein.

Ergänzend empfehle ich, ebenfalls als Fleißaufgabe, die Dateinamen als eine Art Tag-Zeile zu vergeben. So heißt die Rechnung zum Fernseher dann „Media Markt Samsung TV.pdf“, das sticht dann bei der Anzeige der Suchergebnisse in Spotlight besser ins Auge. Mit dieser Art der Dateibenennung könnt ihr darüber hinaus natürlich auch ohne Texterkennung arbeiten, wobei das automatische Bereitstellen des kompletten Dokumenteninhalts für die Suche das System unvergleichlich flexibler macht.