E-Rechnung für Selbstständige
EasyInvoice für den Mac: Rechnungen, Zeiterfassung und PDFs ohne Cloud
Mit der seit Anfang 2025 geltenden E-Rechnungspflicht für Unternehmen rückt die Umstellung auf standardisierte elektronische Rechnungen zunehmend in den Fokus. Während viele Anbieter auf Cloud-Plattformen und Online-Konten setzen, will die neue Mac-Anwendung EasyInvoice einen anderen Weg gehen.
Die App richtet sich vor allem an Freelancer, Kreative und kleinere Agenturen, die ihre Rechnungen lokal auf dem eigenen Rechner erstellen und verwalten möchten.
Der Entwickler Felix Brix positioniert EasyInvoice als Werkzeug für Nutzer, die sich frühzeitig auf die kommenden Ausbaustufen der E-Rechnungspflicht vorbereiten wollen. Während Unternehmen bereits heute elektronische Rechnungen empfangen können müssen, wird der verpflichtende Versand in den kommenden Jahren schrittweise ausgeweitet. Für viele Solo-Selbstständige und Freiberufler stellt sich damit die Frage, wie sich die neuen Vorgaben erfüllen lassen, ohne bestehende Arbeitsabläufe komplett auf cloudbasierte Dienste umzustellen.
Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD
Im Mittelpunkt der Anwendung steht die Erstellung von Rechnungen in den in Deutschland relevanten Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Beide Standards sollen sicherstellen, dass Rechnungen nicht nur für Menschen lesbar sind, sondern auch automatisiert von Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen verarbeitet werden können.
EasyInvoice erzeugt entsprechende Dokumente direkt auf dem Mac und prüft vor dem Export, ob alle vorgeschriebenen Angaben vorhanden sind. Fehlen Pflichtinformationen wie Kontaktdaten oder die bei öffentlichen Auftraggebern erforderliche Leitweg-ID, weist die Anwendung darauf hin. Ein integrierter Validator soll verhindern, dass unvollständige Rechnungen versendet werden.
Technisch setzt die App auf PDF/A-3-Dateien, in die die für die maschinelle Verarbeitung benötigten XML-Daten eingebettet werden. Dadurch entsteht eine einzelne Datei, die sich sowohl archivieren als auch elektronisch weiterverarbeiten lässt. Unterstützt werden XRechnung 3.0 sowie ZUGFeRD 2.3 in verschiedenen Profilen.
Zeiterfassung und Belegverwaltung integriert
Neben der Rechnungsstellung bietet EasyInvoice auch Funktionen zur Zeiterfassung. Arbeitsstunden können über eine Menüleisten-Anwendung erfasst und anschließend direkt als Rechnungsposition übernommen werden. Für Freiberufler und Dienstleister entfällt damit der Wechsel zwischen separaten Anwendungen für Zeiterfassung und Abrechnung.
Darüber hinaus lassen sich Belege mit den in macOS integrierten Bilderkennungsfunktionen erfassen und als Ausgaben verwalten. Sämtliche Daten verbleiben laut Entwickler auf dem jeweiligen Gerät. Eine Synchronisierung zwischen mehreren Macs erfolgt optional über iCloud. Eigene Server, Nutzerkonten oder Analysewerkzeuge kommen nicht zum Einsatz. Auch die Kleinunternehmerregelung wird berücksichtigt und bei Bedarf automatisch in die erzeugten E-Rechnungen übernommen.
Mit EasyInvoice erweitert der Hamburger Entwickler Felix Behnke sein Portfolio um eine weitere Anwendung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Bereits mit der Brief-Anwendung EasyLetter bietet er seit mehreren Jahren ein Werkzeug für die Erstellung von Geschäftskorrespondenz an, das wir auf ifun.de mehrfach berücksichtigt haben. Zuletzt erhielt die Web-Version von EasyLetter Anfang 2024 eine KI-gestützte Textassistenz für das Formulieren von Schreiben. Zuvor hatten wir über den Start der Web-Version sowie die Integration zusätzlicher Geschäftsfunktionen berichtet.
EasyInvoice steht im Mac App Store zum Download bereit, die unbegrenzte Nutzung der App kostet 4,99 Euro pro Woche, 99 Euro im Jahr oder einmalig 199 Euro.
Ich setze da auf SubTotal und WorkingHours. Beides vom selben Anbieter, sowohl für Mac als auch iOS – und erfasste Arbeitszeiten lassen sich easy von der einen in die andere App exportieren.
Danke für den Tipp. Einzig eine Artikel-/Kundenverwaltung fehlt bei SubTotal noch.
Davon ausgehend, dass der Entwickler mitliest: Kann der Hintergrund der Zugferd-pdf irgendwie gestaltet werden, sodass die eRechnung dem bisherigen Layout meiner pdf-Rechnungen möglichst nahe kommt? (Wasserzeichen etc.) Oder ist nur das Einsetzen meines Logos möglich?
Wie ist das denn mit der Einmalzahlung? Das Programm heißt „EasyInvoice: E-Rechnung 2026“. Wenn mein Vater mit seinem Kleinunternehmertum 200€ ausgibt, wird auf absehbare Zeit ein einmaliger Posten bleiben, oder nur bis es die EasyInvoice: E-Rechnung 2029 geben wird?