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Rechnungen unter macOS

Receipts: Intelligente Belegverwaltung mit Apple Mail-Integration

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Seit unserer initialen Vorstellung der Mac-App Receipts zur intelligente Belegverwaltung haben die Mülheim an der Ruhr ansässigen Entwickler ihren Download kontinuierlich aktualisiert. Jetzt liegt Version 1.3.2 des Dokumenten-Managers vor.

Rechnung 500

Das Update ergänzt die Mac-Anwendung um eine bessere Kompatibilität mit Apples E-Mail-Applikation Mail.app. Anwender können ausgewählte Mails nun direkt in das Tool zur Rechnungsverwaltung ziehen: Enthält die E-Mail einen PDF-Anhang übernimmt Receipts diesen, ist kein Anhang vorhanden, wandelt Receipts die komplette Mail in ein entsprechendes PDF-Dokument um und sichert dieses in der eigenen Datenbank. Die neuen Funktionen, dies zeigt das im Anschluss eingebettete Video, lassen sich auf Wunsch auch mit Hilfe der in Mail.app möglichen Regeln aktivieren.

Receipts soll die Belegerfassung von euch eingescannter bzw. bereits im PDF-Format vorliegenden Rechnungen beschleunigen und bietet sich für die Vorbereitung von Steuererklärungen oder Spesenabrechnungen an. Die erfassten Belege, die mittels sogenannter „tracked folders“ an die App übergeben werden können, lassen sich anschließend verschlagworten, einzelnen Anbietern zuweisen und in Kategorien zusammenfassen. Eine intelligente Texterkennung, ermittelt Werte-Angaben, Anbieter und Daten aus den Rechnungen.

Berechnung

Balken- und Tortendiagrammen im Dashboard, die einen schnellen Überblick über die Ausgaben nach Zeiträumen, Kategorien und Anbietern geben, werden von einer Exportfunktion für individuelle Auswertungen begleitet.

Receipts setzt zur Installation mindestens macOS 10.10 voraus. Die App wird in einer voll funktionsfähigen Testversion angeboten. Die einzige Einschränkung: In der Demo ist die Anzahl der Belege auf 50 begrenzt. Die Vollversion für eine unbegrenzte Anzahl von Belegen kostet bei Gefallen 39 Euro.

Im Video: Receipts-Regeln in Mail.app

Montag, 16. Jan 2017, 8:14 Uhr — Nicolas
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  • Ich habe mir angewöhnt meine Belege, Rechnungen und Bescheinigungen nach Erhalt direkt einzuscannen um das lästige Papier so schnell wie möglich wieder loszuwerden. Gescannt wird direkt in einem Ordner auf meiner DiskStation. Die PDFs kriegen einmal im Monat entsprechende Dateinamen. Ist vorm Fernseher schnell erledigt. Receipts wäre da noch einen Schritt weiter, der vergleichsweise geringe Mehrwert mir aber keine 39 EUR wert.

    • Reicht das denn bspw. für die Steuererklärung? Im Fall der Fälle müssen die Belege doch im Original vorliegen?

      • Wenn zusätzlich noch die Überweisung belegt werden kann, ist das definitiv kein Problem. Das müssen Privatpersonen nur 2 Jahre lang, und soweit bekommt man das heute von jeder Bank ausgestellt. Das ist also kein Problem.

      • Klar reicht das. Mein Finanzamt will meistens gar keine Belege mehr haben. Und wenn doch schicke ich die schon seit Jahren via Email als PDF. Es lohnt sich einfach mal mit dem Sachbearbeiter zu telefonieren. Die wollen ja auch den Kram vom Tisch haben.

    • Und wie willst du bei einem Garantiefall belegen, dass du Anspruch darauf hast? Mit einem Print wird es oft schwierig.

      • Wieso schwierig? Ein Kassenzettel ist auch nur ein „Print“. Theoretisch braucht man nicht mal diesen, sondern es reicht ein Zeuge. Aber auf diesem „Print“ steht alles für das Unternehmen notwendige. Die gesetzliche Gewährleistung darf nicht an irgendwelche Bedingungen geknüpft werden. Der Verkäufer kann sich nicht mit dem Hinweis weigern, dass keine originale Quittung vorliegt. Wenn der Verkäufer sich weigert, müssen rechtliche Schritte eingeleitet werden.

      • Beim Gewährleistungsfall braucht man eigentlich nur die Rechnungsnummer. Alles andere suchen die sich dann intern raus. Kassenbelege haben keine Relevanz, weil sie sowieso verbleichen, und alle normalen A4-Rechnungen dürfen auch als Kopie vorgelegt werden.
        Bei einer Garantie ist das je nach Hersteller unterschiedlich, aber meistens geht es darum wann das Produkt registriert wurde. Da braucht man oft gar keine Rechnung.

  • Die Frage ist hier: ist das GoBD kompatibel / genormt? Wenn nein -> Tonne. Danke lieber Gesetzgeber. -.-

  • Es kostet eher 47€, die 39€ sind netto.

  • Alternativ gibt es dazu eine Lösung von Paperless (MacAppStore) für 25 oder 35€. Das kann deutlich mehr, mit Kategorien und Subkategorien, und kann die Daten dann in intelligenten Listen ausgeben. Nur die Auswertung wie € pro Monat gibt es nicht, aber das mache ich in MoneyMoney.

    • Paperless wird aber schon seit Jahren nicht mehr weiter entwickelt! Deshalb bin auf Reciepts umgestiegen. Es sind noch nicht alle Funktionen von Paperless enthalten, dafür ist die ständige Weiterentwicklung deutlich zu spüren, und der Support ist brilliant! IMHO

  • Alternativen, die auch windowskompatibel sind? Besitze sowohl als auch

    • Ich nutze Hazel von Noodlesoft und sortiere automatisiert in eine Ordnerstruktur. Paperless hatte ich auch am Start, aber das sortiert in einer eigenen Datenbank mit kryptischen Dateinamen, da wird es schwierig mit Zugriff über den Finder oder Explorer. Die Ordnerstruktur wird regelmäßig per Timemachine und zusätzlich einmal im Monat aufs NAS gesichert.

  • Paperless…da warte ich seit drei Jahren auf ein Update…die haben einiges verschlimmbessert und nu kümmern die sich nicht mehr um das Produkt

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