Ordnung im Datei-Dschungel: Dokumentenverwaltung “doo” jetzt auch für den Mac erhältlich

Mac 26 Kommentare

Mit doo ist seit ein paar Tagen eine interessante Software zur Dokumentenverwaltung im Mac App Store erhältlich. Das kostenlose Programm stammt aus der Feder von deutschen Entwicklern, die neben der Mac-Version schon längere Zeit eine Version für Windows 8 anbieten. Darüber hinaus soll bald auch die Möglichkeit bestehen, mittels Cloud-Sync von iOS- oder Android-Geräten auf den eigenen Dokumentenpool zuzugreifen. Entsprechende Apps sind zumindest angekündigt.

Was macht das Programm genau? Nach dem ersten Start durchsucht doo eure Festplatte nach vorhandenen Dokumenten: PDFs, Bilder, Webseiten und Office-Dateien. Diese werden dann wiederum automatisch kategorisiert und stehen euch anschließend nach allerlei Gesichtspunkten sortiert zur Verfügung: doo legt Verknüpfungen zu den Dokumenten in Ablagekästen wie „Dateiformate“, „Dokument-Typen“ (Rechnung, Handbuch, Vertrag, Auszug…) oder sortiert nach Orten, Personen, Firmen und vielem mehr. Zudem könnt ihr euch automatische Ordner ähnlich der intelligenten Wiedergabeliste in iTunes anlegen. Als Beispiel legen die Entwickler den Ordner „Aktuelle Rechnungen“ bereits in die doo-Seitenleiste, hier finden sich alle auf dem Computer gespeicherten Rechnungen der vergangenen 30 Tage versammelt.

Woher weiß doo das alles?

Das Programm analysiert die auf dem Computer gefundenen Dokumenttypen und wendet zudem eine Texterkennung an. Auf dieser Basis lassen sich Schlagworte und Kategorien für die einzelnen Dateien vergeben. Darüber hinaus spuckt doo auch doppelt vorhandene Dateien aus und unterstützt so beim Aufräumen des Computers. Es ist wichtig zu wissen, dass doo von sich aus keinerlei Dateien verändert oder bewegt. Das Programm erstellt sich lediglich einen eigenen Index, den es dann quasi als Wegweiser durch den Dateidschungel verwendet.

Neben lokalen Speicherorten lassen sich auch Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder SkyDrive in doo integrieren. Diese werden dann ebenso wie eure lokale Festplatte von doo analysiert.

Nun stellt ihr euch vermutlich die Frage, womit die Entwickler ihr Geld verdienen. Solange ihr das Programm lokal auf eurem Computer nutzt und auf die von optionalen Online-Synchronisierung über die „doo Cloud“ verzichtet, bleibt die Nutzung kostenlos. Wer die Online-Option nutzen will, muss ein entsprechendes Benutzerkonto bei doo erstellen und bekommt damit 1 GB Speicherplatz kostenlos. Darüber hinaus werden dann zukünftig verschiedene Premium-Pakete angeboten, die dann je nach Leistung und Speicherplatz mit zwischen 4 und 20 Euro pro Monat berechnet werden – hiervon wollen die Entwickler ihre Brötchen bezahlen.

Alternative: iDocument zum Festpreis

Als Alternative zur Dokumentenverwaltung auf dem Mac wollen wir hier noch einmal unseren kleinen iDocument-Review verlinken. Das Programm verzichtet allerdings auf eine automatische Kategorisierung, sondern sieht seine Aufgabe darin, euch bei der Organisation eurer Dokumente unter die Arme zu greifen. Ihr legt eigene Verzeichnisse (auch automatische Regeln) an und die lokal gespeicherte Bibliothek bei Bedarf für die gemeinsame Nutzung von mehreren Rechnern aus auch in die Dropbox auslagern.

Diskussion 26 Kommentare.
Dieser Unterhaltung fehlt Deine Stimme.
  1. Schöne Tools, schön viele davon und alle wollen sie die Daten um das Leben vermeintlich einfacher zu machen. Wer sein Gehirn benutzt, findet einfache Wege, seine Daten selbst zu katalogisieren und zu ordnen. Wer seinen Mac richtig benutzt, hat auch die iCloud schon entdeckt und hat bemerkt das man die Dokumente passend zur Software dort nicht nur speichern, sondern auch in Ordnern – wie die Apps auf einem iOS Gerät – katalogisieren kann.

    Man muss nur die graue Masse unter der Schädeldecke benutzen.

    — RaymondKL
  2. Also ich bin schon lange mit Evernote zufrieden und da auch gut eingearbeitet.
    Es hat zwar viel Zeit gekoste aber jetzt kann ich innerhalb von Sekunden wichtige Dokumente finden, die vorher in irgend welchen Ordnern verstecken gespielt haben.
    Klar, man muss wissen welche Daten man in solchen tools abgeben will und kann, aber eine solche Arbeitserleichterung hab ich schon lange nicht mehr gehabt.
    Egal ob bei wichtigen Besprechungen oder den Mitschriften aus der Abendschule, mir reicht mittlerweile ein Block (auf papier schreib ich immer noch lieber als aufm iPad), ein Stift, drei Textmarker, ein iPad, ein iPhone und der Papierkorb und ich bin beim auffinden von Datein schneller als meine Kollegen^^ und ich muss mir keinen krumen Rücken mehr holen weil ich meine Ordner zum größten Teil schon entsorgen konnte :)
    Für Leute die frisch anfangen mit diesen Systemen kann das Automatische doch schon viel Arbeit abnehmen, aber später macht es wohl keinen Unterschied, ich kann zumindest jedem Evernote empfehlen ;)

    — kleiner Pirat
    • Das in den AGB von Evernote steht, dass alles was du dort einträgst Evernote gehört ist dir aber bekannt oder?

      — Zerant
      • Das stimmt so aber nicht. Aus den Evernote “Terms of Service”:

        Evernote’s Data Protection Laws Say My Data Is Mine – What Does That Mean?
        You retain copyright and any other rights you already held in your Content before you submitted, posted or displayed it on or through the Service. But you do have to grant Evernote a limited license, as described below, so we can make your data accessible and usable on the Service. Other than this limited license and other rights you grant in these Terms, Evernote acknowledges and agrees that we do not obtain any right, title or interest from you under these Terms in any of your Content.

        — The Cartoonist
      • Danke @The Cartoonist, ich denke Zerant verwechselt hier Evernote mit ICQ oder sonnst irgend nem Onlinedienst :) (FB/Instagram/Youtube/etc.)

        — kleiner Pirat
    • Evernote ist schlichtweg genial. Ich benutze das für allen möglichen Krempel, Website-Clippings, Tutorials, PDF-Gebrauchsanweisungen usw.

      — The Cartoonist
      • Jop, seit dem ich voll auf evernote umgestiegen bin und Premium Member bin is es sogar noch mal besser geworden ;)

        — kleiner Pirat
      • Bis man an dem Punkt ist, wo man eine Notiz mit eingebetteten Fotos von z.B. dem iPhone ausdrucken will. Dann versagt Eernote auf ganzer Linie.

        — Sk1nk
      • Das ist ja auch nicht der Sinn der Sache. Evernote steht für “Paperless” – die Notizen auszudrucken stellt das ganze Evernote-Konzept auf den Kopf.

        — The Cartoonist
  3. Seit Jahren nutze ich nun schon YEP. Das leistet zwar keine Autokategorisierung, aber erleichtert mir die Dokumentenverwaltung ungemein. Mit wenigen Klicks ist immer das richtige Dokument gefunden, selbst wenn es schon Jahre alt sein sollte.

    Doo hat mich neugierig gemacht, aber wenn man erstmal einen großen Datenbestand aufgebaut hat, ist die Wechselhürde natürlich entsprechend groß.

    — Blue
  4. Das ist doch alles Firlefanz. ich arbeite seit 30 Jahren mit Computern und habe noch alles wieder gefunden. man muss nur eine ordentliche Ordnerstruktur anlegen. das ist auf einem Mac sicher nicht anders. was eine Rechnung ist, weiß ich selbst, dazu brauche ich kein Tool. natürlich nutze ich auch Evernote, aber eher, um auf wichtige dauern mobil zugreifen zu können. wenn ich nicht mehr wüsste, wo meine Daten sind, würde ich zur Apotheke gehen und mir etwas holen. :-)

    — Thomas F.
  5. Was mir sehr gut gefällt ist die Plattformunabhänhigkeit. Bei mir sind die Geräte bunt durchgemischt von Android über iOS/OSX bis hin zu Win8.

    — rennsau
  6. Leider völlig sinnlos für Menschen, die sich ne SSD eingebaut haben, da das Programm nur Daten von der Systemplatte goutiert. Das betrifft auch die Cloud-Anbindungen zu dropbox, skydrive etc., welche hier über die lokale Sicherung eingebunden werden.
    Was für eine bescheuerte Beschränkung…

    — hase
    • Dann erstell dir doch ein Fusiondrive… sind nur zwei zweilen Code ins Terminal eingegebe… läuft bei mir super… dann wird das auch erkannt.
      Allerdinsg muss ich dir recht geben das die Beschränkungen nicht wirklich gut sind… vor allem das mit Skydrive verstehe ich nicht… so könnte man schön eine Doppelte sicherung machen, und ich nutze Skydrive auch für mein “Archiv”….

      — Chrisseven
  7. So ein quatsch, kategorisieren funktioniert schon lang nichtmehr, wer alles in ordner steckt findet gar nichts, ich suche alles ob kontakt oder app, einfach die suchfunktion verwenden beim iphone wisxh nach links, beim mac search und bei windows lokeen

    — Eminail
  8. Leider sieht man doo an, dass es aus der Windows-Ecke kommt. Höllisch langsam, Icons nicht zoombar, etc. Bis auf OCR kann doo nichts, was der Finder im Gespann mit Spotlight und einer Dropbox nicht schon längst kann. Werde es sicher nicht längerfristig einsetzen.

    — 007_checker
  9. Auf Twitter haben die Macher gepostet, das diein Kürze anstehende neue Version auch externe Laufwerke scannt… und dann kann’s ja bis hin zu SMB/NFS/AFP-Share-scans kein weiter weg mehr sein…

    Woodstock
  10. Trotz manch skeptischer Userstimmen nutze ich mit mehreren tausend Office-Dateien sehr erfolgreich YEP zum taggen und verwalten, vor allem aber: zum Wiederfinden. Die tag-cloud auf der linken Seite ist ein m.E. sehr brauchbares Hilfsmittel, und ich wünschte nur, ich hätte dieses wirklich intuitiv bedienbare tool schon früher entdeckt. Auch das nachträgliche taggen ist sehr einfach. Ist nicht so ganz billig, aber wenn ich sehe, was houdah und andere für weit weniger Funktionalität verlangen… Bei mir sein Geld allemal wert.

    — systemat

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