{"id":121589,"date":"2018-04-26T15:17:09","date_gmt":"2018-04-26T13:17:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ifun.de\/?p=121589"},"modified":"2018-04-27T12:13:00","modified_gmt":"2018-04-27T10:13:00","slug":"papierloses-buero-die-software-ist-nebensache","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ifun.de\/papierloses-buero-die-software-ist-nebensache-121589\/","title":{"rendered":"Papierloses B\u00fcro: Die Software ist Nebensache"},"content":{"rendered":"

Das gr\u00f6\u00dfte Problem beim Umstieg auf ein papierloses B\u00fcro ist es nicht, eine geeignete Software zu finden, sondern das Ganze auch konsequent durchzuziehen. ifun-Leser Ron fragt uns, ob wir unsere Dokumente nun mit EagleFiler<\/a> oder Receipts<\/a> verwalten, beides Mac-Anwendungen, die wir hier schon vorgestellt haben. W\u00e4hrend EagleFiler bei mir zwar noch f\u00fcr die berufliche Nutzung Anwendung findet, bin ich privat mittlerweile auf die einfachste aller L\u00f6sungen umgestiegen: Ein Ordner mit Unterordnern auf dem Mac.<\/p>\n

Die Idee f\u00fcr diese Art der Verwaltung kam bei mir vor f\u00fcnf Jahren mit der Einf\u00fchrung der \u201eFinder Tags<\/a>\u201c unter OS X Mavericks auf. Die Idee, die gescannten Dateien mit Tags zu versehen, habe ich aber schnell wieder verworfen – mein Ansinnen war es, den Aufwand beim Archivieren m\u00f6glichst gering zu halten.<\/p>\n

Dokumentenscanner mit Texterkennung ist Gold wert<\/h2>\n

Ein papierloses B\u00fcro steht und f\u00e4llt mit der Durchsuchbarkeit der archivierten Dokumente. Ein guter Dokumentenscanner ist dementsprechend das wichtigste Werkzeug auf dem Weg zum papierlosen B\u00fcro. Hier kommt bei mir der Fujitsu ScanSnap IX500<\/a> zum Einsatz. Das Ger\u00e4t erfasst Dokumente beidseitig mit hoher Geschwindigkeit und schickt die Scans anschlie\u00dfend drahtlos an den Mac. Nach Anwendung der mit dem Scanner gelieferten Texterkennung werden die Dateien als PDF abgelegt.<\/p>\n

\"Papierloses<\/a><\/p>\n

Wenngleich ich manchmal neue Dokumente direkt scanne, kommt es auch immer wieder vor, dass ich einen Stapel sich angesammelter Dokumente am St\u00fcck erfasse. Da es mir hierbei meistens zu viel Aufwand ist, diese gleich in den richtigen Ordner zu verschieben, habe ich als Standard-Speicherplatz im Scanner ein Verzeichnis namens \u201eEingang\u201c hinterlegt. Dort landen alle neu erfassten Dokumente und wenn ich Zeit und Mu\u00dfe habe, sortiere ich diese in die Unterverzeichnisse weiter. Dies erledige ich in der Regel direkt im Finder: kurz per Leertaste ein Blick auf die Dokumentenvorschau und anschlie\u00dfend kann die Datei an den richtigen Platz verschoben werden.<\/p>\n

Diesen Sortiervorgang sehe ich aber eher als Flei\u00dfaufgabe, denn der Spotlight-Suche ist es egal, ob sie ein einzelnes oder mehrere Unterverzeichnisse durchsucht. Und \u00fcber die Suchfunktion \u00f6ffne ich die Dokumente in 99 Prozent aller F\u00e4lle: Suche ich die Rechnung f\u00fcr den Fernseher, dann gebe ich z.B. \u201eSamsung Media Markt\u201c in die Suche ein.<\/p>\n

Erg\u00e4nzend empfehle ich, ebenfalls als Flei\u00dfaufgabe, die Dateinamen als eine Art Tag-Zeile zu vergeben. So hei\u00dft die Rechnung zum Fernseher dann \u201eMedia Markt Samsung TV.pdf\u201c, das sticht dann bei der Anzeige der Suchergebnisse in Spotlight besser ins Auge. Mit dieser Art der Dateibenennung k\u00f6nnt ihr dar\u00fcber hinaus nat\u00fcrlich auch ohne Texterkennung arbeiten, wobei das automatische Bereitstellen des kompletten Dokumenteninhalts f\u00fcr die Suche das System unvergleichlich flexibler macht.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"\"Papierloses<\/a>

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