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Together: Ein Dokumenten-Manager mit iCloud-Anbindung

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Um die Dokumenten-Manager für den Mac, die Helfer die das papierlose Büro unter OS X etablieren wollten, ist es in den zurückliegenden Monaten ruhig geworden. Sehr ruhig sogar. Die Macher der iDocument-Applikation, unser bisheriger Favorit in Sachen PDF-Verwaltung, scheinen die Entwicklung ihrer Mac-Anwendungen iDocument 2 und iDocument Plus komplett eingestellt zu haben.

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Together: Gute App, schlecht bewertet

Yep kann zwar immerhin eine Aktualisierung vom vergangenen März vorweisen, ist seit der Umstellung des Archives von der selbstverwalteten Datenbank hin zum einfachen Finder-Aufsatz nicht mehr wirklich hilfreich. Und Paperless? Hier haben uns persönliche Gründe vom Dauereinsatz des $100-Downloads abgehalten. Paperless ist unübersichtlich, für unsere Einsatzzwecke zu überfrachtet und kommt mit einer Benutzeroberfläche, die spätestens seit der Veröffentlichung von OS X Mavericks nicht mehr ganz zeitgemäß wirkt.

Womit wir bei Together angekommen wären. Together hat momentan zwar mit relativ schlechten App Store-Bewertungen zu kämpfen, diese scheinen jedoch vor allem einem Fehler in der iCloud-Implementierung der Entwickler geschuldet zu sein der zwischenzeitlich behoben wurde. Auf Rückfrage bestätigte uns der verantwortliche Programmierer Steve Harris, dass die iCloud-Anbindung in den vergangenen Wochen komplett überarbeitet wurde.

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Together: Die Ordner-Anzeige mit offener „Shelf“

Für uns eine ausreichende Erklärung um Together ausgiebig und ohne Vorurteile zu testen. Der Mac-Download wiegt 10MB und lässt sich als kostenfreie Probeversion aus dem Netz laden, die zwar zeitlich beschränkt aber ohne Einschnitte im Funktionsumfang genutzt werden kann.

Einmal installiert, startet Together mit einer komplett leeren Ansicht und drückt seinen zukünftigen Nutzern zahlreiche Werkzeuge in die Hand mit denen sich die PDF-Ablage verwalten lässt. Welche davon ihr langfristig einsetzen wollt, müsst ihr selbst bestimmen.

Gruppen, Sammlungen, Schlagwörter und Label

So stehen euch zum einen Schlagwörter und Label zur Verfügung, die sich pro Dokument vergeben lassen und zusätzlich zur Volltextsuche innerhalb der PDFs für eine Basis-Sortierung sorgen. Rechnungen des Stromanbieters lassen sich etwa mit den Schlagwörtern „Lichtblick“, „Strom“ und „Wohnung“ versehen sowie mit dem Label „Rechnung“ kennzeichnen.

Zudem versteht sich Together auf das Erstellen sogenannter „Ordner“ und „smarter Ordner“. Während es sich bei den Ordnern um ganz konventionelle Ordner-Ablagen handelt, die ihr etwa zum Vorsortieren von Jahrgängen nutzen könnt, sind die „smarten Ordner“ mit den intelligenten Wiedergabelisten aus iTunes vergleichbar.

So lässt sich etwa ein „smarter Ordner“ mit folgenden Vorgaben erstellen: Du sollst Dokumente vom Dateityp Pages enthalten, die aus den Ordnern „Wohnung“ stammen, das Label Rechnung haben, jünger als 12 Monate sind und mit dem Schlagwort „Wichtig“ versehen wurden. Darüber hinaus bietet Together sogenannte Gruppen an, die sich von Ordnern nur in einem Punkt unterscheiden: Gruppen können keine Untergruppen haben.

gruppe

Together: Intelligente Gruppen

Habt ihr die ersten eigenen Dokumente in die Together-Datenbank kopiert – wie iTunes verwaltet Together seine Dateien selbst und legt im Finder nur eine Datenbank-Datei ab, in der alle Dokumente gespeichert werden – könnt ihr frei wählen, ob ihr eure Sammlungen in der Ordner-Ansicht oder in der nach Schlagwörtern sortierten Übersicht anzeigen lassen wollt.

Wir nutzen die Ordner-Ansicht, da Together hier die beiden zusätzlichen Bereiche „Library“ und „Items“ einblendet. Der Bereich „Library“ bietet die Ablagen „Letzter Import“, „Mülleimer“ und „Favoriten“ an, die gerade in den ersten Tagen mit der Mac-Anwendung unglaublich hilfreich dabei sein können, den Dokumenten-Umzug vom Finder hin zu Together logisch anzugehen. Der Bereich „Items“ sorgt für eine automatische Vorsortierung eurer Dokumente nach Dateitypen und unterscheidet Bilder, Audio- und Videodateien, Dokumente, Notizen, Lesezeichen und Webseiten.

Habt ihr eure Dokumente fertig sortiert, könnt ihr die optionale Sicherung der eigenen Bibliothek in Apples iCloud in Anspruch nehmen. Nutzer die sich für die iCloud-Ablage entscheiden, sichern fortan alle Dokumente automatisch in Apples Online-Speicher und haben so die Möglichkeit auch die iOS-Anwendung von Together, Together Mobile, einzusetzen. Diese listet alle Together-Dokumente und erlaubt den Zugriff auf die persönliche Bibliothek auch von unterwegs.

App Icon
Together Mobile
Steve Harris
9,99 €
14.72MB

Wer so viele Dokumente verwalten muss, dass der iCloud-Abgleich zwischen iPhone, iPad und Mac mehr Fluch als Segen sein dürfte, kann auf Wunsch mehrere Datenbanken erstellen, von denen nur die ausgewählten in der iCloud und die restlichen Lokal gesichert werden. Auch hier seid ihr gut damit beraten euch bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, welches System am besten auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Neben der Verwaltung eures Dokumenten-Sammelsuriums kann Together ausgewählte Dateien verschlüsseln, zum Verfassen schneller Notizen genutzt werden und bietet mit dem sogenannten „Shelf“ eine immer griffbereite Desktop-Ablage an, die den Import neuer Dokumente beschleunigen soll. Drei Funktionen die wir bislang weder benutzt noch benötigt hätten. Um ehrlich zu sein haben wir den „Shelf“ gleich beim Erststart deaktiviert, da uns die auf dem Desktop eingeblendete Ablage im Alltagseinsatz gehörig irritiert hat.

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Together:Die Einstellungen

Kurzum: Solltet ihr auf der Suche nach einer umfangreichen, brauchbaren und robusten Dokumenten-Ablage sein, dann testet die Trial-Version der 50€ teuren Mac-Anwendung und probiert euch einfach mal zwei Wochen an Together aus.

Uns sagt die schlichte Mac-App vor allem wegen der vielseitigen Sortieroptionen zu. Neue Schlagwörter lassen sich genau so schnell vergeben wie kurze Kommentare, die integrierte Vorschau reicht meist schon aus um die gesuchte Information schnell zur Hand zu haben. Wer gerne auf Anwendungen statt auf das OS X-Dateisystem setzt, glücklich mit „Fotos“ für die eigenen Bilder und „iTunes“ für die private Musiksammlung ist, der könnte mit Together einen eben so zuverlässigen Datenbank-Kompagnon für seine Dokumente finden.

schlagwort

Together: Die Schlagwort-Anzeige
Montag, 22. Feb 2016, 16:31 Uhr — Nicolas
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  • JFYI ich nutze seit Jahren DEVONthink (Pro Office) und bin damit sehr zufrieden …

    • Für mein Papierloses Büro habe ich bisher Together benutzt. Vorteil ist Tagging, Sortieren und ein Archiv, in dem die Dateien auch einzeln über den Finder gesucht werden können.
      Habe mir unlängst auch DevonThinkOfficePro zugelegt. Klasse ist da, dass man zuerst massenhaft nach PDF scannen kann und erst im Nachhinein alles mit der in der Lizenz von OfficePro enthaltenen Abbyy-OCR-Softwar in durchsuchbarer PDF konvertieren kann (da kann der Rechenknecht mal Nachtschicht einlegen). Nachteil ist allerdings, dass die Datenbank mit allen Dokumenten (ähnlich, wie bei iPhoto) in einem einzigen File-Container verpackt ist und damit Sicherungen, z.B. auf ein WebDAV-Laufwerk wg der Dateigrösse ggf. auf eine maximale Dateigrösse beschränkt ist. Ausserdem hat das Programm Schwierigkeiten, Office-Dokumente per Vorschau anzuzeigen (was Together, genau wie der Finder problemlos wuppt.)
      Dafür bedient DevonThinkOfficePro mehrere Generationen von Hard-und Software: iBookG3-Clamshell mit Tiger, iBook/PowerBookG4 mit Leopard, weisse intel iMacs mit Lion und C2D-imacs mit >Lion.
      Fahre z.Zt. zweigleisig: Journals (gescannt als PDF mit ScanSnap1500m; Batch-OCR mit DT) wandern nach DevonThink, der Rest bleibt erstmal bei Together.
      Was die Cloud-Anbindung betrifft, bin ich bei allen Programmen erstmal konservativ und probiere das nur bei ausgewählten Datenbanken aus.

    • DevonThink Pro ist bei mir seit Jahren im Einsatz, auf dem MacBook, iPad und iPhone. Das Teil ist eines meiner wichtigsten Produktiv-Apps. Läuft zuverlässig und synchronisiert OsX und iOS via WiFi-Sync, hat bei mir auch die Funktion einer ToDo-List. Ich will halt auch Dokumente mit sensiblen Daten zwischen Geräten austauschen und nicht ständig überlegen, welche meiner Daten von irgendwem mitgelesen werden dürfen und welche nicht. Dieses Feature bietet Together 3 scheinbar nicht.

  • Ging mit ähnlich. Teste zur Zeit Yojimbo vom BareBone (BBEdit…)
    Danke für Euren Test.

  • Bin auch schon seit längerem auf der Suche nach einer schlanken Alternative, die zudem multiuser-fähig ist. Durch die Nutzung von filebasierenden Datenbanken kommen leider viele Programme nicht in Frage…

  • Danke für euren ersten Eindruck. Ich bin auch schon seit längerem auf der Suche nach einem guten, aber nicht zu überladenen Dokumentenmanagementsystem. Mein Setup sieht zur Zeit wie folgt aus:
    Macbook und stationärer Windows-PC, Synology Diskstation als Speicherlösung, Scansnap Dokumentenscanner.

    Mit dem Dokumentenscanner werden alle Dokumente auf die Diskstation in einen Ordner gescannt und stehen dann per Cloudstation auf dem Macbook und dem PC zur Verfügung. Zur Verwaltung der Dokumente nutze ich „Doo“ auf dem Macbook, welches leider seit ca 1,5 Jahren nicht mehr weiterentwickelt wird.
    „Doo“ sorgt für dabei für OCR und eine automatische Indexierung und erkennt somit beispielsweise direkt das Dokumentendatum. Der Aufwand der manuellen Nacharbeit hält sich dabei in Grenzen.

    Die Lösung ist für mich aktuell in Ordnung, dennoch möchte ich eigentlich von „Doo“ weg, und ein Dokumentenmanagementsystem nutzen, welches vom Entwickler auch weiterhin supported wird.

    Kommt Together mit meinem Setup zurecht? Kann Together ebenfalls automatisch (oder nach definierbaren Regeln) Schlagwörter vergeben?

    • „Together“ hat keine OCR-Anbindung. Das muss die ScanSnap-Software beim Schauprozess leisten.
      Bei „DevonThinkOfficePro“ kann man erstmal scannen und dann die PDFs per enthaltenem Abbyy-OCR gesammelt „über Nacht“ konvertieren. Damit wird der ScanSnap nicht mit dem OCR-Vorgang blockiert (und die PDFs sind nach der Texterkennung erstaunlicherweise kleiner, als die reinen PDFs, die der ScanSnap erzeugt.) DevonThinkOfficePro hat zwar über 100€ gekostet, dafür läuft es auch auf Legacy-Hard&Software.

  • „Schauprozess“ … auf was die automatische Korrektur nur immer kommt. Sorry.

  • Als die iOS-Version vor eineinhalb Jahren erschienen ist, war ich von dem Konzept sehr angetan. Aber tatsächlich habe ich die App seitdem nie produktiv nutzen können – mal konnte eine Library nicht gefunden werden, mal nicht geöffnet, mal aktualisierte sich der Inhalt nicht. Oder die App stürzte kommentarlos ab. Mit jeder neuen Version kamen neue Fehler hinzu. Und auch die neueste iOS-Version, die mit einer angeblich überarbeiteten iCloud-Anbindung kommt, funktioniert nicht zuverlässig.

    Die vielen Versionen, die von der iOS-App erschienen sind, brachten kaum neue Features, sondern vor allem „Fixes“ zahlreicher Fehler, siehe App-Store. Tut mir leid, das sagen zu müssen, aber Alpha-Software im App-Store zu einem doch stolzen Preis zu verkaufen, ist schon ziemlich frech. Nichtsdestotrotz würde es mich freuen, wenn sie endlich mal funktionieren würde.

  • Danke, bitte mehr von solchen Empfehlungen.

  • Mich würde interessieren, ob bei Together die Originaldateien auch mit umbenannt werden. Hier mal ein Beispiel: Ich importiere eine Datei namens „Scan1.pdf“. Danach benenne ich sie in Together in „Rechnung Zahnarzt.pdf“ um. Wird dann die Datei im Finder ebenfalls umbenannt oder heißt sie dort weiterhin „Scan1.pdf“?

  • Was fux sagt.

    Ich hatte mich damals gefreut, als es endlich eine iOS-Version gab. Ich musste dann zunächst die Desktop-Version noch einmal kaufen – diesmal aus dem iTunes Store, weil der Entwickler die iCloud-Anbindung angeblich nur in die Store-Version einbauen konnte, nicht in die, die ich direkt bei ihm gekauft hatte.

    Seither konnte ich Together auf iPhone/iPad noch nicht ein einziges Mal nutzen, ohne dass eine Library oder Teile daraus verschwanden und/oder Together abstürzte. Together auf iOS-Geräten ist eine Katastrophe.

    Auf dem Desktop ist meine Haupt-Library-Datenbank seit 2009 mittlerweile zweimal so korrumpiert worden, das ich sie zur Reparatur an den Entwickler schicken musste.

    Ich kann Together für Produktiv-Umgebungen deshalb nicht empfehlen.

  • Eine Schwäche scheint der Import zu sein. Beim Import meiner iDocuments-Library ging die Hälfte der Tag-Infos verloren.

  • Könnte man together über ein webdav nutzen, ich würde hier ungern alles in die cloud schieben.
    Am. Liebste wäre es mir, wenn ich eine Datenbank mit dem macbook und dem imac synchron halten könnte und einezelne Ordner mit dem ipad.
    Am liebsten alles über beine datastation.

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