Basics: E-Mails mithilfe von Regeln automatisch filtern

26 Kommentare

Die Möglichkeit, in Apple Mail oder anderen E-Mail-Programmen Regeln anzulegen wird viel zu selten genutzt. Dabei lässt sich auf diese Weise nicht nur die Verwaltung des Posteingangs deutlich vereinfachen, sondern auch ein ganzes Stück mehr Übersicht in die E-Mail-Liste bringen. Regeln führen basierend auf bestimmten Bedingungen automatisch Aktionen aus. Beispielsweise lassen sich so E-Mails von einem bestimmten Absender direkt ein ein besonderes Postfach verschieben oder markieren.

e-mail-regeln-500

Um eine neue E-Mail-Regel zu erstellen öffnet ihr die Einstellungen in Apples Mailprogramm (Menü „Mail“ > Einstellungen) und wählt dort den Reiter „Regeln“ aus. Vermutlich seht ihr nun bereits eine von Apple vorgegebene Regel, die alle E-Mails von Apple blau einfärbt. Diese könnt ihr mit einem Klick auf bearbeiten öffnen und seht so gleich, wie eine einfache Regel erstellt wird. Es wurden verschiedene Absender festgelegt und sobald von einer dieser Adressen eine E-Mail eingeht, wird diese im Posteingang blau eingefärbt.

Auf diese Art und Weise könnt ihr nun eigene Regeln erstellen und zur Anwendung bringen. Ihr könnt nicht nur eine, sondern auch mehrere Bedingungen erstellen und diese mit „und“ oder „oder“ verknüpfen, ebenso lassen sich bei Erfüllen einer Regel auch mehrere Aktionen anstoßen. Beispielsweise kann neben dem Einfärben oder Markieren der Mail auch noch ein bestimmter Ton erklingen.

rote-email

Geräteunabhängige Regeln über iCloud.com

Eine lokal erstellte Regel zeigt übrigens nur auf dem Gerät Wirkung, auf dem sie angelegt wurde. Ihr beeinflusst hier nur das E-Mail-Verhalten in der jeweiligen Mail-Anwendung. Unabhängig davon könnt ihr über iCloud aber auch E-Mails “vorfiltern”, beispielsweise direkt in bestimmte Postfächer verschieben oder an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten. Dazu müssen diese Regeln allerdings über die iCloud-Webseite erstellt werden. Klickt dort auf “Mail” und dann auf das kleine Einstellungszahnrad rechts.

icoud-regeln

Ein kleiner Hinweis noch: Wir raten davon ab, Kaufbestätigungen und Belege (beispielsweise die Rechnungen aus dem iTunes Store) automatisch zu filtern. Auf diese E-Mails solltet ihr immer kurz einen Blick werfen um deren Richtigkeit zu überprüfen.

Diskussion 26 Kommentare.
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  1. erwähnenswert wäre noch, das es ein ähnliches Regelsystem für den Finder, Kontakte, iTunes und iPhoto gibt, um intelligente Ordner, Adressbücher, Playlists & Fotoalben zu erstellen.

    — MSP
      • Oben rechts in das Suchfeld etwas eintippen und danach taucht ein + rechts darunter auf. Da kannst du dann weitere Kriterien festlegen. Zum Beispiel: zeige alle Fotos die 2013 geschossen worden sind und im Ordner Photos liegen

        — Komacrew
      • Das nennt man “Inteligente Ordner” und man findet es unter dem gleichnamigen Menüpunkt!

        — Trikkyx
  2. Hallo zusammen,

    Das mit den Regeln ist eine gute Sache und funktioniert bei mir an sich auch. Wenn ich die Mail mit der Mail-App auf meinem Mac abrufe werden auch alle Ordner aktualisiert. Beim iPhone ruft die Mail-App allerdings nur den Eingang ab. Die Ordner werden nur aktualisiert, wenn ich in diese reingehe. Kann mir jemand sagen, wieso das so ist?

    — Seb
    • Ich weiss ja nicht, was Du am iPhone eingestellt hast, ein POP3 Konto fragt nur den eMail Posteingangsordner ab, ein IMAP Konto syncronisiert alle Ordner!

      — Clinnt
      • ich habe meinen iCLoud eingerichtet und auf Push gestellt. Sollte also eigentlich klappen, oder?

        — seb
      • Schwachsinn

        Es ist genau wie er schreibt
        Das iPhone synchronisiert selbstständig nur den Eingang.

        Filtert man über iCloud vor muss man manuell in jeden Prdner auf dem iPhone wenn man wissen will ob dort neue Mails drin sind

        — HanZBlixcz
  3. Ist es normal, dass mit einer Regel verschobene Mails nicht mehr mit einer Push Meldung im Notification Center auf iphone und Mac angezeigt werden? Ich sehe verschobene Mails immer erst, wenn ich die Mail App. auf iphone/iPad/Mac starte. Am Mac sehe ich aber wenigstens noch das rote Nummern-Badge. Auf iOS Geräten wird mir gar nichts angezeigt. Kann man auf Mac und in iOS irgendwas dazu einstellen?

    — Sebastian
  4. Ich bekomme jeden Tag auch Spam Nachrichten nur werden diese nie unter Werbung gelistet. Unter iCloud habe ich auch kein Spam Ordner nur unter Googlemail. Wie läuft das bei euren Spam Mails in iCloud ab?

    — cobra1OnE
    • Ähnlich ist es auch bei mir ….. in Mail auf dem MB sind alle eingehenden Nachrichten sauber in die jeweiligen Ordner verschoben, so auch Spam in “Werbung” – eine entsprechende Zahl ungelesener Nachrichten steht neben dem Ordner.
      Gehe ich dann an meinem iPhone in den Ordner “Werbung” ist dieser leer!!! Soweit ich dies bisher nachvollziehen konnte, wird der Ordner “Werbung” auf dem iPhone gar nicht synchronisiert, obwohl ich die Einstellungen, die Apple bei der Einrichtung seinerzeit vorgegeben hat, 1 zu 1 übernommen und bisher keine Änderungen vorgenommen habe!

      — ummel
  5. Ich arbeite intensiv mit Regeln und habe davon auch inzwischen sicherlich weit über hundert, nicht zuletzt deswegen, um bestimmte Mails aus der iCloud herauszunehmen und in Ordnern auf meinem MBPro zu speichern.
    Bei mir ist es aber leider häufig so, dass die Mails nur dann ordentlich abgelegt werden, wenn mein MBPro aktiv ist.
    Wenn ich unterwegs bin, dabei natürlich auch einige Emails auf meinem iPhone lese und ggf. wieder auf “ungelesen” setze, und dann zurück ins Büro komme und das MB einschalte passiert es nicht selten, dass die Regeln nicht angewandt werden und alles im Eingang liegen bleibt und händisch sortiert werden muss …… zuletzt nach, ein paar Tagen im Ausland, waren es rd. 140 Emails die ich verschieben durfte …..
    Hat noch jemand dieses Problem bzw. noch besser, kennt jemand eine Lösung für dieses Problem???
    Danke im Voraus!

    — ummel
    • Jap kenne ich. Ist bei mir ärgerlicherweise auch so. Hab mittlerweile aufgegeben nach ner Lösung zu suchen. Hab mich auf der Suche nach ner Lösung vergeblich in zig deutschen und englischen Foren umgeschaut. Berichte darüber gibt es einige nur keine Lösung. Einzig den Apple-Support hab ich noch nicht kontaktiert erwarte da aber auch keine Lösung. Hoffe es kommen die Regeln irgendwann aufs iOS dann ist das Problem nicht mehr vorhanden wenn man die Regeln synch / aufs iOS Gerät raufhaut…

      — oNb
      • Du musst die Filterregeln auf dem Server erstellen, dann gilt es für alle Endgeräte.

        Falls beruflich: frag einfach mal deine ITler danach.

        — Chris
    • Ähnliches Problem, aber bei mir werden die Regeln dann am MacBook doch noch korrekt ausgeführt wenn ich sie manuell am Mac starte. Also händisch sortieren müsste ich eigentlich noch nie viel

      — Komacrew
  6. Auf meinem Mac mache ich das mit “intelligenten Postfächern”. Meine iOS-Geräte dienen eh nur der Kenntnisnahme, da brauche ich die nicht sortiert.

    — revo
    • Mit iOS 7 sollen endlich auch auf dem iPhone intelligente Ordner erstellt werden können (z.B. ein Ordner der die Mails nur anzeigt solange sie ungelesen sind). Stimmt das? Hier hat doch bestimmt schon jemand die Beta. Intelligente Ordner sind doch praktischer als Regeln.

      — Mein Senf
  7. Leider funktionieren die Regeln bei einem Exchange Account nur eingeschränkt. Zwar wird die Regel aufgerufen, übergibt man in dieser aber die Email einen Applescript steht in den Feldern (Body etc.) nur Blödsinn. So kann man keine eigenen Automatisierungen (speichern von Anlagen usw.) durchführen lassen. Der Fehler ist laut den Apple-Supportforen seit langem bekannt, nur gefixt wird dieser nicht. Irgendwie scheint Apple das gesamte Thema Applescript (Aufzeichnungen funktionieren nur noch im Finder) und Automator nicht mehr besonders ernst zu nehmen. Schade, sehr schade!

    — Dirk
  8. Hi,

    Dazu gleich paar Fragen von mir:

    1) iCloud akzeptiert sicherlich nur die me.com/icloud.com-Adresse oder kann ich da auch meine mail@domain.tld nutzen? Wobei es mir reicht, wenn der MBP das später sortiert (bzw sortieren würde…)
    2) Regeln wende ich für alle empfangene und gesendete Objekte. Da ich alle Mail-Accounts als IMAP nutze, hab ich gern auf dem MBP ein komplettes Archiv, ABER: empfangene Mails werden, wenn auch nicht immer zu 100%, richtig verschoben. Bei gesendeten Mails funktioniert dies nicht. Wieso? Wie habt Ihr sowas gelöst?

    Merci.
    Ciao.

    krzysiekbln
  9. Ich muss die Regel immer mit einem ShortCut aktivieren. Was ich schreiben will, meine Regeln sind nicht aktiv…sondern schlummern nur und warten bis ich via Shortcut den Start gebe. Dann wird einmal aufgeräumt und das wars dann wieder. Wie kann ich die dauerhaft aktivieren? Danke

    — Lars

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